Provjera sadržaja računa, način plaćanja – neprihvaćanje dijela računa

Naplata računa i odjava gosta zadnji je korak koji odrađuje recepcionar tijekom boravka gosta u hotelu.
U konačnici, naplata pruženih usluga ono je radi čega hotel posluje te na taj način ostvaruje svoje prihode. Najvažnije u ovom koraku je to da račun mora biti u potpunosti točan što se tiče iznosa te isto tako, što se tiče svih zakonskih obaveza. Isto tako, iznos zaprimljene gotovine ili iznos na slipu kartice mora odgovarati iznosu na računu.
Upravo zbog toga, naplata računa pri odlasku gosta spada u jedan od najodgovornijih poslova recepcionara.

Prije nego što recepcionar izda račun, od izuzetne je važnosti da provjeri njegovu točnost, tj. sve troškove koji se nalaze na broju sobe koju treba naplatiti, ali i sam iznos smještaja. Sve odlaske koji su predviđeni za taj dan najbolje je detaljno provjeriti odmah na početku smjene.

Što se tiče samog smještaja, svakako je potrebno provjeriti cijenu, tj. odgovara li cijena smještaja cijeni koja je bila na rezervaciji i koju je gost potvrdio. Ako to nije tako, treba naći razlog zbog kojeg se pojavljuje razlika. Važno je provjeriti razdoblje boravka, broj osoba, vrstu usluge, vrstu sobe, eventualne popuste ili doplate i sl.

Osim same cijene smještaja, potrebno je provjeriti i sve troškove koji se nalaze na sobi gosta. Recepcionar bi trebao imati kopije svih računa koji se nalaze na sobi, a trebaju biti potpisane od strane gosta.

Dodatni troškovi mogu biti, na primjer:

Vezano uz plaćanje, potrebno je provjeriti je li bilo kakve uplate predujma te je li ista pravilno knjižena na rezervaciju. Isto tako, recepcionar mora dobro poznavati načine plaćanja u hotelu, posebice vrste kartica koje hotel prima, plaćanje na rate i sl. Isto tako, recepcionar mora znati u kojim se slučajevima račun za hotelske usluge podmiruje naknadnom uplatom na transakcijski račun, a kojim gostima se ne smije ništa naplatiti (tzv. gratis gosti) pri odjavi iz hotela.

Nakon što sve prethodno navedeno recepcionar dobro provjeri i utvrdi te nakon što gost dođe odjaviti se, još jedanput s njim prolazi sve stavke računa. Može se ispisati profaktura koja izgleda isto kao i račun, samo bez izabranog načina plaćanja. Svi potpisani računi, koje gost ima na broju sobe koju je koristio, daju mu se na uvid. Ako gost sve potvrdi, slijedi naplata.

Ako gost ne prihvaća dio računa, potrebno je otkriti grešku te pozvati nadređenu osobu u slučaju potrebe. Može se dogoditi da je neki račun greškom blokiran na pogrešan broj sobe ili da recepcionar ujutro nije dovoljno dobro provjerio sve cijene pa možda nema popusta i sl. Pronađe li grešku, istu je potrebno ispraviti u najkraćem mogućem roku.

Nakon toga slijedi naplata načinom plaćanja koji je gost izabrao. Načini plaćanja hotelskog računa su gotovina, kartice, transakcijski račun (fakturiranje) ili kombinacija više načina plaćanja.

Nikako se ne smije zaboraviti predujam. Treba pripaziti ako se smještaj plaća na transakcijski račun, tj. ako se ne naplaćuje ništa kod gostiju prilikom odjave. Iznos zaprimljene gotovine ili iznos upisan u POS uređaj mora odgovarati iznosu na računu. U blagajni uvijek mora biti točan iznos dotad naplaćenih računa, uvećan za iznos pologa.

Pogledajte kako izgleda naplata hotelskih usluga pri odjavi gosta iz hotela – prolaženje kroz stavke računa, utvrđivanje načina plaćanja, dobivanje informacija o zadovoljstvu: